October 7, 2009

書信禮儀

今年以來要處理的電子郵件增多,想到某老師說:「整個上午都在回 e-mail」的景況,不禁悲從中來…人生就要在無止盡的收信、回信、全部回信、轉寄中消耗寶貴的時光嗎?

但也還真的不能沒有 e-mail,各類業務的聯絡與準備很大比例都靠網路來往溝通而成,時效性不比電話即時,電子郵件卻以其它優點來彌補缺陷,它可以傳送資料、一次聯絡多人、留下憑據等特色,相信讓現代的工作者無法貿然切斷與自己信箱間緊密的連結。

電子郵件接觸得多了,自然看到出自不同人手下的信件。傳統的書信寫法 (如必含各種稱謂、問候語、信尾敬語等等) 漸漸退了流行(公文可能除外),但有些人簡化得太過火,連基本規則都一併丟棄。

朋友們談私事的輕鬆就不受下列限制,可是一旦牽涉到公事,不論是和陌生人談還是和熟人談,個人感到感冒的作法有:

1. 不署名:順頌時綏或 Regards 這類結尾辭沒有就算了,懶到連自己名字都不寫,收信人要自己對 e-mail 地址才知道寄信人是誰。有的 e-mail 地址又取得與當事人身份無明顯關係 (如 764739@xxx.com.tw),對起來有點麻煩。打電話報姓名單位、寫信署名是基本的書信禮貌,不然起碼弄個名片檔吧。

2. 內容隨便:針對來信應徵的信件而言。就跟正常的面談一樣,事先要作點準備,履歷要備好,「為何想來本公司工作」的答案要註明,只寫個一句「我有興趣,請和我聯絡」,信件讓人想直接移到垃圾桶,完全看不出來有誠意要應徵。其他信件只要註明一點相關背景立刻樂勝。

3. 沒有請謝謝對不起:特針對夾帶要求的來信而言。也就是說,回應其要求以後對方人間蒸發、揮揮衣袖不留下隻字片語的作法。遇到此類來信者,常常讓人產生「喔,原來我欠他啊?」的疑惑。被人當作理所當然地有求必應是很糟的感覺。我想,做回應的目的當然不是換取一聲謝謝,但把他人當作工具的取巧者看來也沒有繼續交往下去的必要。

偶爾就是有這麼一兩封寫得很不得體的公事信件踩斷我的憤怒神經。

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