October 19, 2009

帳務管理

今年幾度希望本公司能有一位會計師來管帳務,或是一位細心一點的工讀生也行,因為要在各客戶、金額、日期之間打滾並且滾得井然有序著實不易,更別提還有其他方面的業務要處理。

那個,所謂本公司部門包括業務 (接案)、MIS (重灌電腦以及主機板電容壞掉送修)、會計 (記帳管帳追帳)、製造 (生產譯文)、採購 (工作所需與生活所需物品)、清潔等等,但各部門僅派有一位工作人員,而且各部門工作人員還都是同一位…

帳務越來越多表示公司暫時還不會倒閉,收入說不上有大幅增加,因為有一些零碎的小案子,但是要記錄的資訊確實變多了,而本人又特不會處理比較雜、瑣碎的事務。從去年開始對每個案件做比較精細的管理,試算表上註明了日期、客戶、案件內容、費率、收費狀態等等,算是能一目了然。

起碼去年我是這麼覺得。

可是各家客戶請款流程不同,可能是時間上可能是形式上,有的需要再寄證件,有的需要譯者統整寄出請款單。所以必須記錄哪一天向哪位客戶的哪位聯絡窗口請了多少款,以及預計收款時間。要不定時回顧一下記錄,時間到了款項卻還沒就得寫信或打電話有禮貌地關切一下。基本上口譯案件比較好管理,雖然總金額或許較筆譯高,但案件數量相對上小,而且單位金額比較固定、好追蹤。筆譯案件就雜了,每項字數都不同,清單看起來硬是讓人眼花撩亂,偶爾憑一己之力做不完還得號召組隊,又多了一項團隊資訊 (以及團隊的帳務)。

利用試算表是我能想到且處於能力範圍之類的管理方式了。曾經也考慮過用類似資料庫的關聯式表格,將工作清單和帳務做更好的連結,但到底有沒有這必要?而且早就不會自己建資料庫了…嗚嗚。不然就是要再進一步摸清楚試算表的進階功能,把各分頁間的關聯做得更完善。

如果有獨門案件/帳戶管理方式,敬請賜教。

6 comments:

freespirits said...

本公司最近也很想請一位工讀生,然後認真思考要不要去請教會計師,因為在考慮成立工作室(純粹是聽說很多開銷都可以「報公帳」,哈哈哈)。

我經常過了很久才發現某筆款項沒入帳,或是答應要寄回什麼單據結果一直忘在書桌某一角……真的好想找個小幫手啊!

gitiswoods said...

to freespirits:

成立工作室聽起來很不錯。
可以報公帳是真的 ~ 想想買很多東西都報 "費用" 就好了,這些金額不用扣稅呢。要跑一些流程就是(應該也需要成本),可以來研究看看!

christy said...

我看到第一句想說
你幾時成為上班族了我都不知道!?


看來下次聚會我該現身了~

卡蘿 said...

那光輝十月趴可以來討論一下,我個人自認為是帳務高手,哇哈哈

gitiswoods said...

to christy:
嘿嘿我是一人公司啊。
11 月應該會有慶生聚會吧?

to 卡蘿:
這麼厲害,你家公司好專業。我還記得貴公司資訊部之前採購的新 IT 設備呢...

致潔 said...

啊,我也超想要小秘書的呢;)